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Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, abgekürzt GoB, sind ein unbestimmter
Rechtsbegriff, der die für die Rechnungslegung maßgebenden Regeln umschreibt.
Die enthaltenen Vorschriften sind gesetzesergänzende Rechtssätze und damit
zwingendes Recht.
Nach Par. 238 Abs. 1 HGB entspricht die Buchführung den GoB, wenn sie einem
sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die
Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens vermitteln kann.
Auch müssen und sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und sachlichen
Zuordnung überprüfen lassen.
Die GoB lassen sich einteilen in
- Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
- Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur
- Grundsätze ordnungsmäßiger Bilanzierung.
Handelsrechtliche Grundsätze
Richtigkeit und Willkürfreiheit
Richtigkeit verlangt die sachlich und wertmäßig richtige Verbuchung der
Geschäftsvorfälle. Das ist erfüllt, wenn der zugrunde liegende Tatbestand dem
Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entspricht.
Willkürfreiheit bedeutet, dass der Buchführungspflichtige bei Schätzungen nur
Werte ansetzen darf, die er selber für zutreffend hält. Bei unklarem Sachverhalt
muss ein Geschäftsvorfall als "ungeklärter Posten" gebucht werden.
Vollständigkeit
Dieser Grundsatz fordert, dass sämtliche Vorgänge erfasst werden müssen, die das
Vermögen oder den Erfolg eines Unternehmens wertmäßig oder strukturell verändern.
Vollständigkeit bedeutet auch, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall vollständig
mit allen notwendigen Angaben wie Buchungsdatum, Belegnummer, Buchungssatz und
Buchungstext dokumentiert werden muss.
Klarheit und Übersichtlichkeit
Die Buchführung muss so übersichtlich sein, dass die Aufzeichnungen von einem
sachverständigen Dritten jederzeit nachgeprüft werden können.
Stetigkeit und Vergleichbarkeit
Dieser in § 265 Abs. 1 HGB enthaltene Grundsatz fordert eine Vergleichbarkeit
der Buchführung sowie deren Abschlüsse für mehrere Perioden.
Belegbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss durch entsprechende Belege schlüssig nachgewiesen
werden (Keine Buchung ohne Beleg). Die Belege sind geordnet aufzubewahren.
Aufbewahrung
Aufzubewahren sind die Jahresabschlüsse sowie sämtliche Belege und
Unterlagen, die für eine mögliche Prüfung der Buchführung relevant sind.
Zudem sind gem. Par. 147 Abs. 1 Nr. 5 AO auch sonstige Unterlagen aufzubewahren,
soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 10 Jahre und beginnt mit Ablauf des
Kalenderjahres der Fertigstellung des Jahresabschlusses. Die Aufbewahrungspflicht
endet nicht mit der Buchführungspflicht.
Steuerrechtliche Grundsätze
Die Regeln der Par. 145 bis 148 AO decken sich weitestgehend mit den
handelsrechtlichen GoB und ergänzen diese noch. Sie werden angewendet,
wenn gem. Par. 241a HGB handelsrechtlich keine bzw. eine nur steuerrechtliche
Buchführungspflicht besteht. Dabei müssen die Aufzeichnungen stets Zweck
für die Besteuerung erfüllen.
Steuerliche Besonderheiten
Darüber hinaus ergänzt das Steuerrecht die GoB um spezielle Aufzeichnungs-
und Ordnungspflichten: Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang
und Warenausgang gesondert aufzeichnen.
Auch sind gesonderte Verzeichnisse zu führen für Betriebsausgaben, die
den steuerlichen Gewinn nicht mindern dürfen, sowie für die Veräußerung
bestimmter Anlagegüter.
Kapitalgesellschaften haben zusätzlich geleistete Einlagen auf einem besonderen
steuerlichen Einlagekonto auszuweisen.
Grundsätze für EDV-gestützte Buchführungssysteme
Gem. Par. 239 Abs. 4 Satz 1 HGB und Par. 146 Abs. 5 AO ist die EDV-Buchführung
als Buchführungsform zulässig. Dabei gelten für die DV-gestützte Buchführung
grundsätzlich dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Auch die
Finanzverwaltung hat bereits im Jahre 1995 die GoBS bestätigt und präzisiert.
Die GoBS werden z.Zt. überarbeitet und weiterentwickelt zu den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz (GoBIT).
Belegfunktion
Für die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit müssen für jeden Buchungssatz
bis hin zum Jahresabschluss die entsprechenden Belege nachvollziehbar sein.
Aus diesem Grund ist die Reihenfolge der Buchungen zu dokumentieren.
Journalfunktion
Gemäß den GoBS muss durch eine automatische Protokollierung aller Eingaben
und Vorgänge durch die Buchführungssoftware eine zeitlich Reihenfolge sowie
eine übersichtliche, vollständige und verständliche Darstellung der Buchführung
gewährleistet sein.
Ordnungsfunktion
Durch die Verwendung eines Kontenrahmens werden die Geschäftsvorfälle geordnet
in Sach- und Personenkonten dargestellt sowie die Salden zur Bilanz und zur
Gewinn-und Verlustrechnung ordnungsgemäß verdichtet.
Umgekehrt müssen verdichtete Zahlen in ihre Einzelpositionen aufteilbar und in
geeigneten Auswertungen darstellbar sein.
Prüfbarkeit bzw. Nachvollziehbarkeit
Par. 238 Abs. 1 Satz 2 HGB verlangt von der EDV-Buchführung eine aussagekräftige
Verfahrensdokumentation im Sinne des verständlichen Nachweises sämtlicher
Verfahrensinhalte (internes Kontrollsystem). Die Verfahrensdokumentation gehört
zu den aufzubewahrenden Unterlagen (Par. 257 Abs. 1 HGB und Par. 147 Abs. 1 AO).
Unveränderbarkeit
Nachträglichen Änderungen einer Buchung müssen im EDV-System protokolliert
werden. Dies betrifft auch die Stornierung der Buchung.
Speicherung
Die Speicherung der aufbewahrungspflichtigen Belege und Unterlagen in digitaler
Form ist gem. GoBS und den Steuergesetzten erlaubt. Für Papierdokumente und
digital gespeicherte Dokumente gelten jedoch unterschiede Vorschriften.
Grundsätzlich müssen sämtliche gespeicherten Buchungen sowie sonstige relevanten
Unterlagen und Belege jederzeit verfügbar und lesbar sein.
Im Sinne der Datensicherheit müssen alle Buchungssätze, Auswertungen und
Informationen der EDV-Buchführung zudem sicher gespeichert sein.
Nicht gestattet ist die digitale Archivierung von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen.
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